Microsoft Office 2007: Perguntas Frequentes para Organizações sem fins lucrativos

Coisas que você deve saber sobre o novo pacote de ferramentas da Microsoft 

Caso sua organização utilize o Microsoft Office para desempenhar suas tarefas diárias importantes, certamente você vai gostar de saber quais são os novos recursos do recém lançado pacote Office 2007, e qual impacto que uma atualização deste software poderia ter no seu orçamento. Afinal, vale à pena mudar?

Para ajudá-lo a decidir se mudar para o Office 2007 é aconselhável para sua organização, respondemos uma lista de perguntas freqüentes (FAQ) a respeito. Você pode se basear em nossas respostas para avaliar os potenciais pós e contras apresentados neste artigo para atualizar o software em sua organização.

Quais são as diferenças entre as diferentes versões do Office 2007?

A Microsoft lançou oito versões diferentes do Office 2007, variando entre uma edição simples - contendo apenas três aplicações, até o pacote avançado - que contém 10 aplicativos.

As oito versões do Office 2007 — Basic, Home & Student, Standard, Small Business, Professional, Ultimate, Professional Plus e Enterprise — todos incluem Word e Excel. (Note que a edição mais simples do Office 2007, Basic, só está disponível para fabricantes de equipamentos, e não para o público em geral.)

As versões Basic, Standard, Professional Plus e Enterprise incluem o Outlook E-mail Client. O Powerpoint foi retirado apenas da versão Basic Edition.

A Microsoft também adicionou duas novas aplicações para algumas das versões do Office 2007. O Groove, uma ferramenta de colaboração de peer-to-peer, está disponível apenas nas edições sofisticadas Ultimate e Enterprise. Entretanto, o programa OneNote — que era anteriormente disponível apenas como um produto autônomo — agora pode ser encontrado nas edições Home & Student, Ultimate e Enterprise. Portanto, os aplicativos incluídos no Office 2007 podem variar em função do pacote que você selecionar.

Para esclarecer qualquer questão a respeito das diferentes edições, consulte o site oficial da Microsoft.

Quais são os novos recursos do Office 2007?

Enquanto o Groove e o OneNote são apenas dois novos aplicativos que foram adicionados aos pacotes do Office 2007, a Microsoft fez alterações significativas, adicionando novos recursos a uma série de outros programas do Office.

A maior e mais perceptível alteração diz respeito à interface do usuário. A Microsoft abandonou o menu tradicional encontrado no passado em aplicativos do Office em favor de um esquema de design da Faixa de opções. Em vez de exigir que o usuário navegue através de várias opções de menu, a interface de fita azul (que pode ser alterada para preto ou de prata) organiza todas as suas opções em poucos guias básicos; clicando em uma guia é obtido uma seleção de ferramentas relacionadas. Por exemplo, no Excel 2007, escolhendo a guia Inserir nos levará até uma barra de ferramentas contendo todas as ferramentas disponíveis, tais como as relativas à inserção de colunas, links de gráficos e elementos de gráficos.

A interface de faixa permite visualizar uma mudança antes de efetivamente fazê-la. Por exemplo, no Word 2007, os usuários podem ver como determinados estilos, fontes e tamanhos de texto ficariam em seus documentos simplesmente selecionando a opção no ícone de estilos através de uma lista.

A interface de faixa aciona também barras de ferramentas de rápido acesso, quando necessário. Por exemplo, quando você realçar um bloco de texto no Word 2007, uma pequena barra de ferramentas de formatação será apresentada com opções para alterar estilos de fonte e aplicar itálico e negrito ao texto.

Embora a interface de usuário seja a mudança mais óbvia de certos aplicativos do Office 2007, a Microsoft também adicionou uma variedade de recursos menos perceptíveis. Por exemplo, você agora pode salvar arquivos Word, Excel, PowerPoint e Access como documentos PDF. Word também contém um recurso que permite você publicar imediatamente um documento para várias plataformas de blogs, como Blogger e WordPress.

Lembre-se que assim como certos aplicativos do Office 2007 tiveram suas interfaces consideravelmente modificadas, você deve considerar o tipo de impacto que a atualização deverá ocasionar em sua equipe, em termos de quanto tempo de treinamento e recondicionamento eles precisarão para se familiarizarem com as modificações das ferramentas. Organizações com times sem muita experiência em TI e em certos programas devem conduzir sessões e workshops de treinamento, ou ate mesmo suportes personalizados para ajudar os usuários a tirarem suas duvidas.

Os arquivos salvos em Office 2007 são compatíveis com versões antigas do Office ou de programas de produtividade dos concorrentes?

Nas versões 2007, determinados aplicativos do Office — incluindo Word, Excel e PowerPoint — receberam um novo formato de arquivo projetado para diminuir seu tamanho. Esse novo formato adiciona a letra "X" até ao final de extensões de formato de arquivo existentes da Microsoft. Por isso enquanto um documento criado no Word 2003 pode ser chamado "Metas_para_captação_de_recursos.doc", o mesmo documento criado no Word 2007 seria chamado “Metas_para_captação_de_recursos.docx”.

O Office 2007 salva seus documentos neste novo formato de arquivo como padrão. Se alguém precisar abrir ou editar o arquivo usando uma versão anterior do aplicativo do Office, terá de instalar um software com aplicativo especial para fazê-lo.

No entanto, você pode se livrar desta inconveniência escolhendo a opção SALVAR COMO no Word, Excel ou no PowerPoint 2007, para obter o arquivo em uma versão antiga (1997/2003) do Office. Salvar o arquivo em um formato antigo também poderá ser necessário se algum membro de sua equipe utilizar outro programa similar, como o Open Office (BR Office).   

Quanto custa o Office 2007?

Assim como no caso do mais recente sistema operacional lançado - Windows Vista, os preços do Office 2007 podem variar de acordo com a versão do pacote. Poderão variar também se você estiver fazendo a atualização para o Office 2007, ou comprando o produto. 

Se você quiser atualizar um pacote Office antigo para o 2007, poderá escolher as versões Standard, Small Business, Professional ou a Ultimate. A Microsoft não oferece atualização para as outras quatro versões disponíveis. No site, não são informados os valores das atualizações, mas no mercado elas custam aproximadamente R$ 649,00 por licença para a versão standard e chegam até R$ 1.149,00 para a versão Ultimate.

Aquelas organizações que estiverem adquirindo um pacote do Office pela primeira vez ou desejam uma versão que não suporta atualizações deverão desembolsar algo em torno de R$ 234,05 para a versão Home & Student, R$ 933, 35 para a versão Standard, R$ 1.026,03 para a versão Office Small Business e R$ 1211,41 para a licença da edição Professional (Valores encontrados no site oficial da Microsoft no Brasil). Observe que se você quiser comprar um número de licenças de Office 2007 para uso em vários computadores, será necessário você contatar a Microsoft para saber detalhes dos preços das edições Professional Plus e Enterprise.

Se sua organização não precisa de todos os aplicativos encontrados em um dos pacotes do Office 2007, você também poderá atualizar ou comprar aplicativos individuais. Para consultar a lista completa de preços do Office 2007, acesse a pagina oficial de produtos da Microsoft.  

O Office Professional Plus 2007 (inclui Seguro de Software) também está disponível para as organizações sem fins lucrativos qualificadas, por uma taxa administrativa de R$ 44.00 através do estoque da TechSoup.

Quais são os requisitos de sistema para o Office 2007?

Se sua organização está fazendo a atualização de uma versão mais antiga ou comprando o Office 2007, todas as edições do pacote exigirão que você tenha computadores que executem pelo menos o sistema operacional Windows XP com o Service Pack 2 ou posterior. Todas as edições do Office 2007 também exigirão computadores com pelo menos um processador de 500 MHz e 256 MB de RAM.

Dependendo de qual edição do Office 2007 você estiver interessado, seu computador também precisará possuir entre 1,5 GB e 3 GB de espaço livre no disco rígido. Você pode obter uma descrição detalhada dos requisitos do sistema para cada pacote do Office 2007 através do link:

http://office.microsoft.com/pt-br/products/HA101668651046.aspx

Posso experimentar o Office 2007 antes de decidir se é o melhor para minha organização?

A Microsoft fornece aos usuários algumas maneiras para avaliar os aplicativos do Office 2007. Uma delas é a possibilidade de baixar uma versão gratuita e totalmente funcional, que possui vida útil de 60-dias, das várias edições diferentes do pacote.

Para ter acesso a isto, acesse: http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialbrazil/default.aspx

Embora Instalar a versão de avaliação do Office 2007 não substitua a versão anterior do Office instalada em seu computador, talvez seja interessante você ter em mãos o disco de instalação original da versão antiga — apenas para o caso de algo não correr bem. Além disso, se você decidir adquirir a versão completa do Office 2007 em qualquer momento durante seu período experimental, não deixe de desinstalar a demonstração antes de instalar a versão que comprou. Finalmente, uma medida de segurança recomendável é fazer o backup dos dados de seu computador antes de instalar a versão de avaliação, para o caso de ocorrerem problemas ou conflitos imprevistos.

Quais opções de suporte a Microsoft oferece para o Office 2007?

A Microsoft fornecerá suporte técnico gratuito para o pacote Office 2007 e seus aplicativos individuais durante os primeiros 90 dias, após o registro do produto. Depois desse período de 90 dias, embora a empresa venha a resolver problemas causados por vírus ou outras ameaças à segurança gratuitamente, a Microsoft cobrará para cada solicitação de suporte técnico do Office. Para obter mais informações sobre o suporte de tecnologia relacionados ao Office 2007, visite a página Microsoft Ajuda e Suporte.

A Microsoft ainda fornecerá suporte para os antigos aplicativos do Office?

De acordo com informações encontradas no site, a Microsoft ainda fornece suporte técnico para os aplicativos do Office lançados anteriormente, incluindo os de 2000 e 2003. Dependendo de qual produto for solicitado, você poderá receber suporte via telefone, e-mail ou chat ao vivo. Para obter uma lista de aplicativos que Microsoft oficialmente ainda faz o suporte, visite a página Microsoft Ajuda e Suporte.

Pacotes de produtividade como o Office 2007 podem ser utilizados diariamente nas operações de sua organização. Saber um pouco mais sobre os novos aplicativos da Microsoft pode te dar uma idéia melhor sobre se sua organização deve atualizar o software, aguardar por mais algum tempo para atualizar, ou até mesmo considerar a possibilidade de utilizar outro produto. Como estas atualizações costumam ser caras e demoradas, estudar inicialmente a decisão de compra poderá ser a melhor decisão a ser tomada.