Caso de Sucesso - CIEE - PE

O Centro de Integração Empresa Escola de Pernambuco (CIEE-PE), instituição filantrópica que integra estudantes ao mundo do trabalho por meio de estágios e qualificação profissional, sofria com o alto custo no gerenciamento de e-mails e outros serviços na rede interna. Na tentativa de minimizar o problema, não eram todos os colaboradores que possuíam contas individuais de e-mail, apenas aqueles para quem o uso dessa ferramenta era absolutamente indispensável. Os demais possuíam contas conjuntas. Após um levantamento das opções de mensageria que existiam no mercado, a instituição chegou à solução em nuvem da Microsoft, o Office 365.
 
O gerenciamento das contas de e-mail era, até então, realizado por um provedor externo e as falhas e interrupções do serviço eram constantes. Conforme explica Clovis Junior, analista de suporte do CIEE-PE, "não havia controle dos e-mails recebidos, enviados ou SPAM. Também não existia um portal para que pudéssemos administrar a rede de e-mails".
 
Devido à dificuldade de administração e impossibilidade de expandir seu uso para todos os funcionários, a instituição optou por testar o Office 365 por um período de 30 dias, logo após o seu lançamento. "Outras ferramentas foram avaliadas, mas optamos definitivamente pelo Office 365 justamente por oferecer maior capacidade no armazenamento de dados e e-mails, integração com o ambiente Windows e Microsoft Office, facilidade de acesso ao e-mail, documentos e contatos, além da otimização de tempo na administração".
 
O tempo para a implantação do projeto foi de aproximadamente 30 dias, tendo como ponto de partida a preparação das áreas de trabalho, palestras para orientação dos colaboradores e backup de todas as caixas de entrada. O analista destaca entre os principais benefícios o fato de "cada um de nossos 140 funcionários dispor, agora, de sua própria conta de e-mail, com ampla capacidade de armazenamento. A empresa passou a ser mais ágil e integrada, com uma perceptível redução de tempo operacional e despesas. Estamos conseguindo economizar até com papel".
 
E complementa, "outra vantagem é que o uso do Office 365 está se expandindo e passamos a utilizar outras ferramentas do pacote, como o Lync, para mensagens instantâneas e vídeo conferências sobretudo em nossas unidades do interior do estado. Nossa maior expectativa é consolidar o uso do Lync nos escritórios de Caruaru, Petrolina, Garanhuns, Serra Talhada e Vitória de Santo Antão, viabilizando chamadas de voz que economizam o uso de telefonia fixa e móvel, evitam deslocamentos para reuniões presenciais e permitem seleções de novos colaboradores mais eficientes".
 
Está em estudo no CIEE-PE também a criação de um portal corporativo com o intuito de compartilhar informações da empresa entre todos os funcionários, "aproveitando o visual moderno e a amplitude de recursos disponíveis no SharePoint Online, a plataforma de colaboração que pertence ao pacote da Microsoft".
 
O sucesso do projeto foi apresentado para as demais unidades do CIEE em São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Minas Gerais, Rio Grande do Sul e Santa Catarina, que analisam a adoção da ferramenta. "Além da alta disponibilidade, redução de perdas e facilidade na realização de treinamentos e expansão do número de usuários, o CIEE-PE está plenamente satisfeito com a utilização do Office 365, sobretudo pelo feedback recebido por nossos colaboradores, principais interessados", conclui o analista de suporte do CIEE-PE, Clovis Junior.